Novelou zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (zákonem č. 261/2021 Sb.) dojde od 1.1.2023 k zavedení datových schránek pro všechny právnické osoby zapsané v registru osob, tedy i pro společenství vlastníků.
Datová schránka bude zřízena Ministerstvem vnitra České republiky bezplatně a automaticky, nejpozději do 31.3.2023. Před jejím zřízením by mělo přijít na adresu svj nebo na adresy členů statutárních orgánů zapsané v rejstříku společenství upozornění, že dojde ke zřízení datové schránky a po jejím zřízení budou výlučně do vlastních rukou členů statutárních orgánů doručeny přístupové údaje, tedy uživatelské jméno a heslo.
K přihlášení do datové schránky uživatelským jménem a heslem je možno použít následující adresu: https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/.
Datová schránka bude zpřístupněna (začne fungovat jako poštovní schránka) prvním přihlášením předsedy společenství nebo člena výboru společenství („oprávněné osoby“), kterému byly doručeny přístupové údaje (uživatelské jméno a heslo), nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám. Pokud si oprávněné osoby (předseda společenství nebo členové výboru) přístupové údaje nepřevezmou, ani nevyzvednou v úložní době, považuje se za datum doručení 10. den po uložení zásilky s přístupovými údaji na poště (tzv. „fikce doručení“). To znamená, že i v případě, že si předseda společenství nebo členové výboru přístupové údaje nepřevezmou ani nevyzvednou v úložní době a do datové schránky se vůbec nepřihlásí, začne i tak datová schránka fungovat a budou do ní doručovány písemnosti nejpozději 15. dnem po uplynutí úložní doby, tedy 25. den od uložení zásilky s přístupovými údaji na poště. Nevyzvednutou zásilku s přístupovými údaji nelze zasílat znovu, nevyzvednuté přístupové údaje budou zneplatněny a bude třeba požádat o nové.
V případě změny předsedy svj nebo člena výboru svj budou doručeny nové přístupové údaje novým funkcionářům opět doporučenou zásilkou, a to automaticky po změně statutárního orgánu v rejstříku společenství. Pokud by nový funkcionář chtěl urychlit získání nových přístupových údajů, může cca 3 dny po svém zápisu v rejstříku společenství požádat na Czech POINTu o vydání nových přístupových údajů k datové schránce prostřednictvím tzv. „virtuální obálky“.
Je-li statutárním orgánem svj výbor doporučujeme, aby výbor určil, který jeho člen bude zodpovědný za správu datové schránky, a vyhotovil o tom zápis.
Správou datové schránky je možno pověřit také osobu odlišnou od statutárního orgánu („pověřenou osobu“). Pověřené osobě je třeba stanovit (písemně i v nastavení datové schránky) rozsah oprávnění, tedy zda je oprávněna číst přijaté zprávy, zobrazovat seznamy zpráv, historii a doručenky, číst přijaté zprávy do vlastních rukou, vyhledávat schránky, posílat zprávy a číst odeslané, mazat zprávy v trezoru (pokud bude mít svj zřízen, viz dále). Z uvedených oprávnění je možno zvolit libovolnou kombinaci.
Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu.
Datovou schránku bude třeba pravidelně kontrolovat, neboť zprávy, které byly dodány do datové schránky, se mají za doručené 10. dnem i tehdy, pokud se oprávněná osoba do datové schránky nepřihlásila (tzv. fikce doručení).
Doručení dokumentu podle předchozích odstavců má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.
V nastavení datové schránky je možno zřídit tzv. notifikaci, tedy oznámení formou e-mailové zprávy (zdarma) nebo formou sms (za poplatek 3,- Kč za zprávu) o tom, že do datové schránky byla doručena nová zpráva.
Všechny orgány veřejné zprávy mají povinnost doručovat všem fyzickým i právnickým osobám do datové schránky, pokud mají datovou schránku zřízenu. Rovněž svj budou mít povinnost komunikovat s orgány veřejné moci prostřednictvím datových schránek.
Datová zpráva zůstává uložena v datové schránce po dobu 90 dnů, poté je vymazána, pokud si svj nezřídí za úhradu tzv. „datový trezor“ prostřednictvím České pošty, s.p. V případě, že si svj nezřídí datový trezor, je třeba ukládat doručené i odeslané zprávy včetně doručenky do počítače, na externí disk nebo na jiné úložiště.
Datové schránky nesmí být využívány k zasílání nevyžádaných obchodních či jiných obtěžujících sdělení, nebo počítačového programu, který může poškodit informační systém datových schránek, údaj v něm obsažený nebo výpočetní techniku držitele datové schránky.
Za porušení tohoto zákazu je možno uložit pokutu do 20.000,- Kč fyzické osobě, do 20,000.000,- Kč právnické osobě.
Podrobné informace k datovým stránkám najdete na: https://www.datoveschranky.info/, kde je mimo jiné možnost si (na nečisto) vyzkoušet, jak datová schránka funguje.