Nejvyšším orgánem společenství je shromáždění vlastníků.
Shromáždění vlastníků svolává jeho statutární orgán , tj. výbor, předseda společenství nebo družstvo prostřednictvím správce domu.
Každému z vlastníků musí být doručena písemná pozvánka v termínu stanoveném podle stanov společenství. Je vhodné pozvánku současně vyvěsit v domě na místo, které je pro důležité informace obvyklé(nástěnka, vchodové dveře, dveře od výtahu atd.)
Pokud je v domě ještě část nájemců, pozvánku obdrží družstvo jako vlastník těchto jednotek (dobré je prokonzultovat termín s družstvem, aby byl zajištěn zmocněnec zastupující Průkopník, SBD).
Pozvánka musí obsahovat datum, hodinu, místo konání a program jednání shromáždění. Dále se v pozvánce uvede, kde se mohou členové společenství seznámit s podklady k nejdůležitějším bodům jednání, pokud nejsou k pozvánce přiloženy.
Shromáždění je schopno usnášení, jsou-li přítomni členové společenství, kteří mají většinu hlasů.
K přijetí usnesení je zapotřebí nadpoloviční většiny hlasů přítomných členů společenství, pokud stanovy společenství nestanoví pro konkrétní situace vyšší kvora.
Při hlasování je rozhodující velikost spoluvlastnických podílů členů společenství na společných částech domu. Členové společenství, kteří jsou spoluvlastníci jednotky (např. manželé), mají společně hlas o velikosti spoluvlastnického podílu. Prezenční listiny a podpisové listiny s těmito údaji jsou k dispozici na členském a bytovém oddělení družstva, kancelář č. 6.
Pokud se vlastník nemůže osobně dostavit na shromáždění vlastníků, může dát písemnou moc jiné zletilé osobě, stanovy společenství mohou stanovit specifická pravidla pro udělování plných mocí (např.ověřený podpis, omezení okruhu zmocněnců atd).
Plná moc musí být připojena k zápisu.
Jsou-li na schůzi přítomni i nájemci, pak tito nehlasují, mohou vyjádřit svůj názor, za ně hlasuje zmocněnec družstva jako vlastník jednotky či více jednotek.
Ze schůze se pořizuje zápis,za který odpovídá svolavatel a musí prokazatelně obsahovat údaje, zda bylo shromáždění usnášeníschopné (vyčíslení v procentech spoluvlastnických podílů na společných částech), údaje o průběhu jednání, výsledky voleb a plné znění přijatých usnesení. Přílohou musí být prezenční listina s podpisy a podklady k projednávaným bodům.
Doporučujeme, aby i kopie zápisu ze shromáždění společenství vlastníků, kde družstvo nevlastní žádnou jednotku, byla poskytnuta družstvu.
Vzor zápisu:
Zápis ze shromáždění vlastníků domu ........................................................,,,,,,,,,,,,,,,,
konaného dne .......................................
Program: (např.) 1. Zahájení a schválení programu (volba ověřovatele zápisu).
2. Informace o stavu dlouhodobého finančního zdroje na opravy a investice.
3. Stav domu a opravy s ním spojené.
4. ...........................................................................................
5. Diskuse
6. Závěr
Přítomno: ..............% vlastníků dle prezenční listiny schůze je/není usnášeníschopná.
1. Zahájení a schválení programu
2. Zpráva o hospodaření domu za .......................
rozepsané aktuální informace s konkrétními údaji
Hlasování: ......% pro, ...... % proti, ......% zdržel se
Usnesení: stručné shrnutí přijatých usnesení
3. Stav domu a opravy s ním spojené
rozepsat stručně nastínit stav a problémy s ním spojené
Hlasování: ...... % pro, ...... % proti, ...... % zdržel se
Usnesení: stručné shrnutí přijatých usnesení
4. ...................................................................................
popis projednávaných skutečností
Hlasování: ...... % pro, ...... % proti, ...... % zdržel se
Usnesení: stručné shrnutí přijatých usnesení
5. Různé
popis projednávaných bodů
Hlasování: ...... % pro, ...... % proti, ...... % zdržel se
Usnesení: stručné shrnutí přijatých usnesení k jednotlivým bodům
6. Závěr
Dne ....................................
..........................................
zapsal: ................................
zápis ověřil: ..................................
Příloha: prezenční listina